DEFINICION DE LOS TIPOS DE CARTAS.

LA NOTIFICACIÓN

Notificación es la acción y efecto de notificar o comunicar formalmente una resolución  o dar una noticia con propósito verdadero.También se utiliza para nombrar un documento en la que se le hace constar la resolución de algún conflicto de parte de una oficina o juzgado.

EJEMPLO:

Acabo de recibir una notificación de la empresa en la cual anuncian un recorte de los salarios.

ACUERDO:

Es un derecho, una decisión  tomada en común, por dos o mas personas, por una junta, asamblea, también se le denomina así, un pacto tratado, convenio, tomado en una institución, organización o empresa publica o privada.

CARTA DE SOLICITUD DE PRECIOS:

Se utiliza para solicitar el precio de terminada articulo, la calidad, el precio por unidad.En ocasiones el mismo contenido de la solicitud de precios se envía como mínimo a tres empresas de las cuales al responder se selecciona la que mas convenga o nos interese.

CARTA DE COTIZACIÓN:

La respuesta a la carta de solicitud de precios es la cotización, en la que se le comunica a los clientes el informe de precios que solicitaron y los datos que ellos necesitan.

CARTA DE PEDIDO:

Es la que nos sirve para solicitar el envió de una mercancía.
Y debe de llevar los siguientes datos:

Cantidad, clase de artículo, marca, calidad, estilo, talla, color, precio,numero de catalogo para facilitar la identificación del articulo.

Se debe indicar todos los datos que se consideren necesarios para evitar posibles equivocaciones, también es necesario indicar como se pagara, si con cheque, o en efectivo; si es cheque coloque el número de este, por el cual el banco sera girado y la cantidad. Ademas se indicara la forma de trasportar dicha mercadería.
Algunas cartas comerciales emplean sistema de rayado similar al de las facturas, para que sea mas ordenado y detallado cada articulo y adjunto a la carta.
Sin embargo, un pedido puede hacerse a través de una carta o por medio de un formato impreso.

AGENDA:

Donde anotamos  algún contacto o algún numero de teléfono o nombres y tenerlo agendado para que no se pierda y también es donde anotamos las informaciones mas importante.

CARTA DE ENVIÓ:

Esta carta da respuesta a la carta de pedido y en ella se manifiesta como sera enviado el pedido, cuando y con quien, haciendo referencia al numero de pedido y fecha del mismo, así como numero de factura que el pedido tiene asignado.Algunas empresas utilizan nota de envió que es un formulario ya impreso que se hace en duplicado o triplicado y  se utiliza para acreditar el envió de las mercaderías, la nota de envió sera firmada r el comprador, quedando así confirmado que fue recibido a entera satisfacción.

CARTA DE RECLAMO:

Esta carta surge cuando al revisar el pedido que hemos solicitado, observamos que el mismo no ha seguido las instrucciones de embalaje, la mercadería esta deteriorada, incompleta o cambiado, de tal forma que es necesario hacer un reclamo en forma inmediata y sin faltas alas reglas de cortesía, ya que lo que se pretende es resolver nuestra situación.En las cartas de reclamo es muy necesario anotar lo siguiente:

1. referencia del envió,numero y fecha de la factura.Explicar en que consistió el error e indicar la forma en que se desee y que se enmiende el error.Como iniciar las cartas de reclamo.

1.En su referencia a su envió de fecha...

2.Ignoramos el motivo del retraso...

3.Sentimos manifestarle que el envió numero...

CARTA DE AJUSTES:

El hecho de recibir una carta de reclamo implica que es una llamado de atención para nuestra empresa, por lo tanto debemos resolver el problema, corregir el error con diplomacia,eficiencia y rapidez para poder tener clientes satisfechos .

COMO INICIAR UNA CARTA DE AJUSTES:

Lamentamos el descuido involuntario en nuestro envió de fecha 4 de julio .
Disculpe con la falta de atención a su pedido.
Con el portador le llegaran la mercadería que faltaron en nuestro envió.
Hemos llamada la atención a nuestro encargado del despacho por el error cometido le agradecemos la información oportuna.

SOLICITUD DE EMPLEO:

La carta de solicitud de empleo nace por el interés del solicitante de expresar, a través de esta, su interés en aplicar determinada bacante.Debemos mantener en mente el objetivo de esta carta. Obtener el puesto solicitado y despertando el interés del empleador de los servicios que nosotros ofrecemos, de acuerdo a nuestros conocimientos experiencia, grado académicoGeneralmente la carta de solicitud de empleo se escribe como respuesta a aviso que aparecen en la sección de empleo en los diarios locales. Dicha carta lleva como anexo en curriculum vitae y el propósito de este es ampliar datos personales .

CARTA DE RENUNCIA:

La carta de renuncia debe ser breve, cortés y especifica. Se elabora cuando una persona se retira de algún empleo, fuera cual fuere el motivo.La misma es conveniente entregársela  a la persona indicada con quince días hábiles de anticipación ya que de esta manera , nuestro deseo de colaboración asea la empresa se manifiesta, dando así buena imagen de nuestra persona.

NOTA DE ABONO:

Con este tipo de carta lo que se pretende es comunicar que se ha abonado a favor del cliente en su cuenta algún valor por devolución de mercaderías, rebajas concedidas sobre ventas, descuentos especiales.Esta carta como todas las demás tienen las mismas partes correspondientes, con la única diferencia que el cuerpo de la carta se hace una especie de rayada para describir dicha transformación.

CARTA DE AGRADECIMIENTO:

Par mantener la buena voluntad del cliente y manifestar nuestro interés  asea los demás se hace necesario enviar cartas de agradecimiento con el propósito de manifestar nuestra gratitud por el servicio que se haya recibido.  

CARTA DE REMESA:

La característica de este tipo de carta consiste en que la misma va acompañada de un pago, ya sea por cheque, giro bancario, cheque de caja. La misma es breve, clara y especifica ya que debe describirse  

el numero de cheque con el cual estamos cancelando, la cantidad y que es lo que estamos cancelando.

CARTA DE SOLICITUD DE  CRÉDITO:

La carta de crédito debe  reflejar las solvencia moral,  capacidad de pago y solvencia económica, ya que el crédito es un privilegio mediante el cual se adquiere un producto o servicio ahora y se paga después, según sea el convenio al que se llegue.
A través de de este tipo de carta debemos de detallar el porque hacer el crédito, cual es nuestra garantía y que referencias tenemos  de créditos anteriores. Sin embargo exista empresas que poseen formularios de solicitud de créditos.

CARTA DE COBRO:

Para realizarse su misión de una manera completa la carta de cobro tiene como objetivo tener el pago de la deuda. Esta carta cumple mejor su contenido cuando se hace enseria, no solo una carta de cobro para el mismo cliente, si no dos o tres catas de insistencia en la que se va graduando la presión.

En cada carta, de utilizarse argumento, en espera de que uno de ella puede dar resultado eficaz.

PASOS PARA INICIAR LAS CARTAS DE COBRO.

1) Su saldo pendiente con nuestra empresa haciende... 

2) Creemos que un olvido involuntario a motivado el a traso en sus pagos...

3) Favor de cancelar su cuenta numero...

4) Le rogamos a cancelar factura numero...

5) Le comunico que su saldo pendiente es...

6) Le recordamos que su saldo a la fecha es...

CARTA CIRCULAR:

Esta carta  se elabora cuando el mismo texto se debe dar a conocer a varias personas.

LAS CARTAS CIRCULARES PUEDEN REDACTARSE POR DIFERENTES MOTIVOS.

1) Cambio de nombre de la empresa o de la razón social.

2) Fallecimiento o retiro de uno de los socios.

3) Ofertas de producto.

4) Ingreso de un nuevo socio.

5) Cambio de vocal.

6) Disposición de nuevo que se debe que hacer a la clientela.

7) En una institución educativa , sección de padres de familia.

La circunstancia lleva membrete, no lleva destinatario de la fecha , pasa al umero circular y de ahí al saludo , luego al cuerpo de trabajo, la despedida y la firma.

TELEGRAMA SIMPLE:

Entre la correspondencia urgente se concentra los telegramas que en el orden internacional se le denomina radio grama y cablegramas.
Como los telegramas se cobran  según el numero de palabras, deben ser los mas cortos posibles.

INDICACIONES PARA HACER UN TELEGRAMA:

1) No hay ninguna ventaja en reducir el mensaje a menos palabras que el numero establecido como mínimo.

2) La claridad es muy importante.

3) Conviene formular el mensaje  en frases cartas claras y concisas.

4) Los números de escribirse con palabras.

5) Los artículos el, la, los, las, un, uno se emiten.

TELEGRAMA MÚLTIPLE:

Se utiliza cuando necesitamos enviarlo a varios destinatarios, se hace de las siguientes maneras.

Los destinatarios se escriben en la columnas hacia la izquierda y el mensaje en el centro de la hoja hacia la derecha.

Cada palabra tiene un valor de C.54.